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Überblick

Die GEMA (Gesellschaft für musikalische Aufführungs- und mechanische Vervielfältigungsrechte) ist die Verwertungsgesellschaft, die in Deutschland die Rechte vieler Komponist:innen, Textautor:innen und Musikverlage wahrnimmt. Wenn du Musik öffentlich nutzt (live oder vom Band / als Stream), brauchst du in der Regel eine GEMA-Lizenz, damit die Urheber:innen für die Nutzung ihrer Werke vergütet werden.

„Kein Eintritt“ heißt dabei nicht automatisch „keine GEMA“. Entscheidend ist vor allem, ob die Veranstaltung öffentlich ist. Wenn eine öffentliche Musiknutzung nicht rechtmäßig angemeldet oder ordnungsgemäß lizenziert ist, drohen unter Anderem:

Unerwartete finanzielle Nachforderungen bei fehlenden/unvollständigen Meldungen (rückwirkende Lizenzgebühren)
In der Praxis häufig zusätzliche Kontroll-/Verletzungsaufschläge von bis zu 100%. Gerichte haben diese Zuschläge in der Vergangenheit grundsätzlich anerkannt.
Bei Livemusik zusätzlich: 10 % Nachberechnung, wenn die Setlist nicht fristgerecht eingereicht wurde

Eine rechtzeitige Anmeldung ist in der Regel deutlich günstiger und verursacht weniger Aufwand, als wenn die Nutzung nachträglich festgestellt wird. Unwissenheit oder ein versehentliches Versäumnis befreien nicht von der Zahlungspflicht.

Hinweis: Wenn du eine Veranstaltung im öffentlichen Raum in Berlin genehmigen lässt, verlangen Bezirksämter/Antragsformulare teils explizit den Nachweis/Status der GEMA-Genehmigung als Teil der Unterlagen. Plane dies also unbedingt in der Vorbereitung mit ein.

Wann ist eine Veranstaltung GEMA-pflichtig?

Private und öffentliche Veranstaltungen

Private Feiern sind in der Regel nicht lizenzpflichtig – öffentliche Veranstaltungen dagegen schon.

Laut GEMA gilt dabei als Faustregel: Eine Veranstaltung ist in der Regel öffentlich, wenn auch Menschen teilnehmen können, die keine persönliche Beziehung zur veranstaltenden Person haben.

Persönliche Einladungen (klar abgegrenzter Freundes-/Familienkreis) sprechen daher eher für „privat“. Indizien für „öffentlich“ sind hingegen zum Beispiel:

Flyer, Plakate, Online-Werbung
Ticketverkauf oder altenative Formen von Eintritt (somit auch „Kostenbeitrag“, Spende mit Erwartung)
ein offener/wechselnder Teilnehmerkreis (z.B. bei Straßenfesten mit Laufpublikum)

Hinweis: Die GEMA führt regelmäßig Kontrollen durch, um sicherzustellen, dass Musik ordnungsgemäß lizenziert wird. Diese Kontrollen können unangekündigt erfolgen als Vor-Ort-Kontrollen, schriftliche Anfragen oder Online-Monitoring von Veranstaltungsanmeldungen

Kommerzialität

Auch bei nicht kommzerziellen öffentlichen Veranstaltungen wird in der Regel eine Vergütung fällig. Die GEMA begründet das damit, dass Veranstalter:innen auch ohne Eintritt indirekt profitieren können (z. B. Image, Spenden, Werbung, Kundenbindung).

Typische Beispiele für Berlin:

Kiez-/Straßenfest mit Bühne
Vereinsfest / Nachbarschaftsfest, offen beworben
Kulturformat im Park (auch „Pay-what-you-want“ oder Spendenbasis)

Bei kommerziellen Veranstaltungen gelten ggf. andere Tarife bzw. Berechnungslogiken (z.B. Tarife, Einnahmen oder Besucherzahl).

GEMA-Anmeldung: Wie und wann?

Bei der GEMA-Anmeldung gilt: Je früher, desto besser. Wichtig ist jedoch, dass du dies vor der Veranstaltung erledigst.

Ablauf der Anmeldung

Die folgenden Schritte musst du bei der Anmeldung befolgen:

Preis ermitteln (über den GEMA-Preisrechner)
Einloggen/registrieren
Daten eingeben und Anmeldung abschließen

Relevante Angaben:

Datum
Art der Veranstaltung
Ort, Fläche (bei vielen Tarifen zentral, besonders draußen)
erwartete Besucherzahl
Eintritt/Kostenbeitrag (auch „Spende verpflichtend“ zählt faktisch als Kostenbeitrag)
Musiknutzung: Live / Tonträger / beides

Hinweis: Der Antragsassistent von Raumsonde hilft dir dabei, zentrale Informationen für die GEMA-Anmeldung abzuschätzen. So kannst du beispielsweise über das Lageplan-Tool deine Veranstaltungsfläche genau bestimmen.

Setlist / Musikfolge bei Livemusik

Wenn bei deiner Veranstaltung auch Livemusik gespielt wird, verlangt die GEMA eine Setlist (Titelliste/Musikfolge), damit die Einnahmen korrekt an die Urheber:innen ausgeschüttet werden können.

Reiche die Setlists spätestens 6 Wochen nach der Veranstaltung ein.
Wenn die Setlist nicht fristgerecht eingeht, kann die GEMA zusätzlich 10 % der Vergütung berechnen (Nachberechnung).

Kläre mit Band/DJ am Besten im Vorfeld ab, wer genau die Setlist liefert, und plane das Ausfüllen als festen To-Do nach dem Event ein – am besten zusammen mit anderen relevanten Punkten wie z.B. Rechnungsstellung. Neben der ausgedruckten Setlist gibt es hierfür mittlerweile auch eine digitale Form der Einreichung, wo du als Veranstalter:in nur noch einen Link verschicken musst. Hierfür benötigst du jedoch einen Account bei der GEMA. Weiter Informationen hierzu gibt es im GEMA Onlineportal.

Hinweis: Du solltest DJs und Musiker:innen immer danach fragen, die Setlisten auszufüllen, selbst wenn sie gar nicht selber Mitglied bei der GEMA sind oder nur Musik spielen, die nicht linzenzpflichtig ist und daher nicht bei der GEMA gemeldet ist. Dies kann dir im Fall einer Kontrolle durch die GEMA helfen, Kontroll-/Verletzungsaufschläge durch saubere Dokumentation zu verhindern. Den Link zur Druckversion der GEMA-Setlist findest du hier

Den richtigen Tarif finden

Welche GEMA-Tariflogik passt, hängt in der Praxis vor allem von drei Fragen ab:

Findet die Veranstaltung im Freien statt (Open Air) und ist sie als Fest im öffentlichen Raum angelegt?
Gibt es Eintritt / Kostenbeitrag (auch „Spende verpflichtend“ oder vergleichbare Entgelte)?
Welche Musiknutzung liegt vor? Live-Musik (Musiker:innen) und/oder Tonträgerwiedergabe (DJ/Playlist/Stream)

Im Open-Air-Kontext sind zur Orientierung vor allem diese Tarife relevant: U-ST (Veranstaltung im Freien), U-V (Live-Musik), M-V (Tonträger/DJ/Playlist)

	U-ST (Veranstaltung im Freien)	U-V (Live-Musik)	M-V (Tonträger/DJ/Playlist)
Typische Nutzung	Open-Air-Feste im Freien (z. B. Straßen-/Stadt-/Dorffest) ohne Kostenbeitrag; gilt für Live + Tonträger	Einzelaufführungen mit Musiker:innen (Live) mit Veranstaltungscharakter	Einzelne Wiedergaben mit Tonträgern (DJ/Playlist/Stream) mit Veranstaltungscharakter
Eintritt/Kostenbeitrag	Nur ohne Eintritt/Kostenbeitrag	Möglich; Tarifierung berücksichtigt ggf. Eintritt/sonstiges Entgelt	Möglich; Tarifierung berücksichtigt ggf. Eintritt/sonstiges Entgelt
Abrechnungseinheit	Pro begonnenem Veranstaltungstag	Pro Veranstaltung (bei >24 h: pro Kalendertag)	Pro Veranstaltung/Wiedergabe*(bei >24 h: pro Kalendertag)
Haupt-Berechnungsparameter	Veranstaltungsfläche (bei Straßenfesten typischerweise gesamte genutzte Fläche)	Fläche (m²) des Veranstaltungsraums/der Fläche + ggf. Staffelung nach Eintritt/Entgelt	Fläche (m²) des Veranstaltungsraums/der Fläche + ggf. Staffelung nach Eintritt/Entgelt
Zeitlogik	Tagesbezogen (pro begonnenem Veranstaltungstag)	Bis 8 h Grundsatz; darüber i. d. R. Zuschläge je weitere 2 h	Bis 8 h Grundsatz; darüber i. d. R. Zuschläge je weitere 2 h
Sponsoring / geldwerte Vorteile	Tarifabhängig; im Zweifel im Preisrechner prüfen	Kann Zuschlag auslösen (je nach Konstellation)	Kann Zuschlag auslösen (je nach Konstellation)

Hinweis: Nutze den GEMA-Preisrechner zur Preisabschätzung. Er führt dich anhand von Eventtyp, Fläche/Besucherzahl, Eintritt und Musiknutzung zur passenden Tariflogik.

Sonderfälle

Benefiz- und Spendenzweck

Benefiz heißt nicht automatisch „kostenlos“. Unter bestimmten Voraussetzungen kann die GEMA einen Benefiznachlass (z. B. 10 %) gewähren – bei Livemusik z. B. dann, wenn Musiker:innen unentgeltlich auftreten (Nachweise können erforderlich sein).

Mengenrabatt

Wenn du viele Veranstaltungen in einem kürzeren Zeitraum organisiert, kann ein Jahres-/Pauschalvertrag sinnvoll sein (Rabatte je nach Anzahl/Modell). Das lohnt sich jedoch eher für regelmäßige Veranstalter:innen.

Sportvereine

Für Sportvereine gibt es einen DOSB–GEMA Pauschalvertrag (verlängert bis 2029), der bestimmte Nutzungen erleichtert bzw. pauschal abdeckt. Das ist für unabhängige Kulturveranstalter:innen meist nur relevant, wenn das Event über einen Sportverein läuft. In diesem Fall solltest du das Thema Lizenzgebühren unbedingt mit der Verantwortlichen des Vereins absprechen und dies explizit der GEMA melden

GEMA-freie Musik

Wenn du ausschließlich Musik nutzt, die nicht im GEMA-Repertoire ist (z. B. vollständig eigene Kompositionen ohne GEMA-Mitgliedschaft, oder gemeinfreie Werke), kann das die Lizenzpflicht reduzieren – in der Praxis solltest du das sauber dokumentieren (Programm/Setlist, Rechteklärung). Im Zweifel kannst du hierfür die GEMA direkt kontaktieren.

Musikrechte & GEMA