Genehmigungsanträge vorbereiten
So funktioniert der Antragsassistent
Der Antragsassistent hilft dir dabei, zu bestimmen, welche Genehmigungen für deine Veranstaltung erforderlich sind, die zugehörigen Antragsunterlagen vorzubereiten und sie bei den zuständigen Genehmigungsbehörden einzureichen. Das Grundprinzip ist, dass deine Eingaben antragsneutral sind. Das bedeutet: Alle relevanten Details deiner geplanten Veranstaltung werden zuerst in einem strukturierten Fragebogen gesammelt und anschließend geprüft, um abzuleiten, welche Genehmigungen voraussichtlich notwendig sind. Danach zeigt dir das Tool, welche Antragsformulare du brauchst, an welche Behörden sie geschickt werden müssen und welche zusätzlichen Anlagen pro Antrag erforderlich sind. Einige dieser Dokumente kann Raumsonde direkt erzeugen.
Für Genehmigungen, für die es bereits eigene Online-Antragsdienste gibt, stellt Raumsonde Links zu den entsprechenden Portalen und zur zuständigen Behörde bereit. Du kannst den Antragsassistent von der Startseite aus auch ohne Konto erkunden. Wenn du deine Eingaben speichern und deine Anträge verwalten möchtest, musst du eingeloggt sein. Für bestimmte Genehmigungen erzeugt Raumsonde Antragsformulare mit vorausgefüllten Informationen sowie unterstützende Dokumente, die du für die Einreichung brauchst. Diese kannst du als PDF-Download herunterladen. Raumsonde kann außerdem E-Mail-Vorlagen an die richtige Behörde vorbereiten – du fügst die PDF-Dokumente an und sendest sie ab.
Prozess starten
Du kannst auf vier Arten starten:
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Über die Antragsvorprüfung – Wenn du neu bei Raumsonde bist, starte mit der Antragsvorprüfung auf der Startseite. Du bekommst eine schnelle Einschätzung zu deiner Veranstaltungsidee und eine grobe Orientierung, welche Genehmigungen betroffen sein könnten. Danach kannst du bei Bedarf in den vollständigen Antragsassistent wechseln.
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Direkt von der Startseite – Klicke unten in der Informationsspalte auf den Button „Antrags Wizard starten, um eine neue Veranstaltung anzulegen und direkt in den Antragsassistent zu springen. Wenn deine Eingaben gespeichert werden sollen, stelle sicher, dass du eingeloggt bist.
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Aus der Raumkarte – Wenn du in der Raumkarte bereits einen Standort ausgewählt hast, kannst du im Quick-Checker-Tool auf „Im Antrag benutzen“ klicken, um an diesem Standort einen neuen Antrag zu erstellen. Die Adressdaten werden automatisch übernommen.
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Durch Duplizieren einer früheren Veranstaltung – Wenn du eine Veranstaltung vorbereitest, die einer früheren Veranstaltung ähnelt, die du bereits mit Raumsonde organisiert hast (zum Beispiel am selben Standort oder in einem ähnlichen Format), kannst du die gespeicherte Veranstaltung im Bereich „Meine Veranstaltungen“ in deinem Nutzerprofil duplizieren und die Details anpassen. Das spart Zeit und hilft, konsistent zu bleiben – besonders bei Anträgen, die schon einmal erfolgreich waren.
Antragsvorprüfung: Ist Raumsonde das richtige Tool für deine Veranstaltung?
Die Antragsvorprüfung ist ein kurzer Fragebogen auf der Startseite. Er hilft dir, schnell einzuschätzen, ob Raumsonde dich bei deiner Veranstaltung unterstützen kann und wie komplex das Genehmigungsverfahren voraussichtlich wird.
Die Antragsvorprüfung besteht aus vier Multiple-Choice-Fragen zu verschiedenen Aspekten deiner geplanten Veranstaltung. Auf Basis deiner Antworten bekommst du eine erste Orientierung, welche Genehmigungen du möglicherweise brauchst.
Wenn du weitermachen willst, klicke auf „Start Application“, um zum Antragsassistent zu wechseln. Andernfalls klicke auf „Schließe Antragsvorprüfung“, um zur Startseite zurückzukehren.
Schritt 1: Veranstaltung anlegen
Gib deiner Veranstaltung einen Namen. Dieser Name wird auf deinen Antragsformularen, Anlagen und in der Veranstaltungsliste in deinem Nutzerprofil verwendet.
Wenn du den Namen eingetragen hast, klicke auf Fortfahren, um fortzufahren.
Schritt 2: Standortdetails
In diesem Schritt gibst du die Details zu deinem Veranstaltungsort an.
Adresse
Trage die Adresse des geplanten Standorts ein. Du kannst sie manuell eingeben oder die interaktive Karte öffnen, zum Ort navigieren, einen Pin setzen und „Standort speichern" klicken. Die Adresse wird dann automatisch in den Antragsassistent übernommen. Wenn du deinen Antrag aus dem Quick-Checker-Tool in der Raumkarte gestartet hast (siehe Abschnitt Prozess starten), ist die Adresse bereits vorausgefüllt.
Flächentyp
Lege fest, um welchen Flächentyp es sich handelt – zum Beispiel Straßenland, Grünanlage, Verkehrsfläche oder Öffentliche Freifläche. Nutze dafür die Kartenebenen in der Raumkarte oder das Quick-Checker-Tool. Wenn dein Veranstaltungsbereich mehrere Flächentypen umfasst, kannst du mehrere Einträge anlegen. Unterschiedliche Flächentypen können unterschiedliche Genehmigungen auslösen – das Tool führt dich entsprechend durch den Prozess.
Fläche
Gib die Gesamtfläche an, die deine Veranstaltung benötigt. Du kannst den Lageplaner aktivieren, indem du die Karte erweiterst und unten mittig im Kartenfenster zum Tab „Lageplan“ wechselst. Dort kannst du die Umrisse deiner Veranstaltungsfläche direkt in die Karte einzeichnen und über das Messwerkzeug (siehe Abschnitt Eigenschaften anpassen) die exakte Fläche in Quadratmetern und die Umfangslänge berechnen. Das ist eine praktische Methode, damit deine Angaben hier stimmen. Wenn deine Veranstaltung mehrere Flächentypen umfasst, solltest du die Flächen getrennt messen und eintragen – zum Beispiel Straße, Gehweg und Grünfläche jeweils separat. Diese Werte nutzt die Verwaltung häufig zur Gebührenberechnung für die Nutzung des öffentlichen Raums.
Verkehrslenkung
Wenn deine Veranstaltung auf einer Straße stattfindet, muss der Verkehr möglicherweise umgeleitet oder eingeschränkt werden. Das kann eine vollständige Straßensperrung, das temporäre Freihalten von Parkflächen oder – je nach Situation – auch das Umleiten von Buslinien umfassen. Verkehrsmaßnahmen erfordern eine separate Genehmigung (verkehrsrechtliche Anordnung). Dafür muss ein Verkehrszeichenplan vorbereitet werden.
Die Umsetzung ist häufig komplex und erfordert Fachwissen. Wir empfehlen, dass Veranstaltende dafür ein professionelles Unternehmen beauftragen – inklusive der Erstellung des Verkehrszeichenplans. Fünf Exemplare dieses Plans müssen dem entsprechenden Antrag beigefügt werden.
Weitere Merkmale
Die letzte Frage in diesem Abschnitt fragt nach weiteren standortbezogenen Merkmalen, die für Genehmigungen relevant sein können – zum Beispiel, ob der Standort in einem geschützten Gebiet liegt oder in der Nähe von lärmsensiblen Gebäuden. Die Kartenebenen in der Raumkarte helfen dir, das zu erkennen.
Wenn alle Felder vollständig sind, klicke auf Fortfahren, um fortzufahren.
Schritt 3: Angaben zu Antragsteller:in und Veranstalter:in
In diesem Schritt gibst du Informationen zur antragstellenden Person/Organisation und zu den Veranstaltenden an.
Angaben zur Antragsteller:in
Trage die Daten der Person oder Organisation ein, die den Antrag stellt – inklusive Organisationsform und ggf. relevanter Unternehmensdaten.
Kontaktperson
Wenn die Veranstaltung von einer anderen Person koordiniert wird als von der Antragsteller:in, kannst du eine separate Kontaktperson für die Kommunikation mit den Behörden angeben.
Versicherungsnachweis
Ein Versicherungsnachweis (Veranstalterhaftpflichtversicherung) wird bei Veranstaltungen im öffentlichen Raum in der Regel verlangt. Deine Versicherung muss dafür ein separates Formular ausfüllen. Dieses Formular kann durch Raumsonde erzeugt werden, sobald alle Eingaben im Antragsassistent vollständig sind. Der Versicherungsnachweis kann mit dem Antrag eingereicht oder später nachgereicht werden – er wird aber vor der finalen Genehmigung benötigt.
Wenn alle Felder vollständig sind, klicke auf Fortfahren, um fortzufahren.
Schritt 4: Veranstaltungsdetails
Dieser Schritt umfasst die wichtigsten Angaben zur Veranstaltung selbst.
Veranstaltungsbeschreibung
Gib eine kurze, klare Beschreibung deiner Veranstaltung. Du musst Informationen, die an anderer Stelle abgefragt werden, nicht wiederholen. Fokussiere stattdessen auf Aspekte wie:
- Veranstaltungstyp (z. B. Musikveranstaltung, Tanzveranstaltung, Kunst- und Kulturveranstaltung)
- Zielgruppe
- Öffentliches Interesse, das die Veranstaltung adressiert – besonders wichtig bei Veranstaltungen im öffentlichen Raum
- Wert der Veranstaltung für die lokale Community, der eine Genehmigung begründen kann
- Ob die Veranstaltung Teil eines größeren kulturellen Rahmens ist
- Berücksichtigung von Umweltauswirkungen
- Ob die Veranstaltung lokale Wirtschaftskreisläufe stärkt
- Ob sie Teil einer lokalen Tradition oder eines Outreach-Programms ist
Anzahl der Teilnehmenden
Schätze die erwartete Personenzahl und unterscheide zwischen Teilnehmenden (Veranstaltende, Künstler:innen, Personal) und Besucher:innen. Raumsonde addiert die Werte automatisch.
Zeitlicher Rahmen
Gib an, wann die Veranstaltung stattfindet. Du musst den gesamten Zeitraum abdecken, in dem du die Fläche benötigst – vom Aufbau bis zu dem Zeitpunkt, an dem der Ort wieder in den ursprünglichen Zustand versetzt ist. Trage die Eckdaten mit Datum und Uhrzeit ein; das Tool berechnet die übrigen Angaben und zeigt die Ergebnisse an.
Verstärkte Beschallung
Wenn deine Veranstaltung eine verstärkte Beschallung nutzt (z. B. eine PA am Bühnenstandort), benötigst du in der Regel eine Lärmschutz-Ausnahmegenehmigung. Ob das erforderlich ist, hängt u. a. von Lautstärke, Tageszeit, Dauer und der Nähe zu Wohnbebauung ab.
Hinweis: Gib an, ob Lärm nur während der Veranstaltung entsteht oder auch während Auf- und Abbau. Weitere Informationen zum Umgang mit Lärm und zur Ermittlung der maximal zulässigen Lautstärke findest du im Guide Immissionsschutz – Schall & Licht sowie im Guide Ermittlung des erlaubten Lautstärkepegels für Open-Airs.
Diese Ausnahmegenehmigung läuft unabhängig von der allgemeinen Veranstaltungsgenehmigung und muss häufig bei einer anderen Stelle eingereicht werden. Am Ende des Prozesses stellt der Antragsassistent einen Link zum passenden Antragsdienst oder zur zuständigen Behörde bereit.
Wenn alle Felder vollständig sind, klicke auf Fortfahren, um fortzufahren.
Schritt 5: Zusatzangaben
Dieser Schritt deckt weitere Aspekte deiner Veranstaltung ab.
Fliegende Bauten
Beschreibe alle Aufbauten oder Installationen, die du planst. Manche fallen unter die Kategorie „Fliegende Bauten“ und haben eine Ausführungsgenehmigung (TÜV) sowie ein Prüfbuch.
Bestimmte Fliegende Bauten – zum Beispiel Zelte bis zu 75 m² – benötigen keine zusätzliche Genehmigung. Größere Aufbauten können nach §76 BauOBln eine Genehmigung durch die Bauaufsicht erfordern.
Sonderanfertigungen oder handgebaute Konstruktionen haben meist keine standardisierte Ausführungsgenehmigung. Kleinere Elemente sind ggf. genehmigungsfrei, größere häufig nicht. Wenn du unsicher bist, nimm so früh wie möglich Kontakt zur Bauaufsicht auf – diese Verfahren können langwierig sein.
Hinweis: Weitere Informationen dazu, ob und wie Fliegende Bauten im Antragsprozess angegeben werden, findest du im Guide Fliegende Bauten (Bühnen & Zelte).
Beschreibe jeden Aufbau mit seinen Maßen. Du kannst so viele Einträge hinzufügen, wie du brauchst.
Gastronomie (Essen & Getränke)
Beschreibe die geplante Versorgung mit Essen und Getränken so konkret wie möglich. Wenn du mit externen Caterer:innen arbeitest, die eigene gewerberechtliche Gestattungen mitbringen, kannst du sie hier aufführen. Du kannst so viele Einträge hinzufügen, wie nötig. Weitere relevante Details, die hier nicht passen, kannst du in der Veranstaltungsbeschreibung unter Schritt 4 ergänzen.
Technische Infrastruktur
Beschreibe die technische Infrastruktur – insbesondere Strom und Wasser. Gib an, ob du Anschlüsse an das öffentliche Netz planst (z. B. Baustrom an das Stromnetz oder Anschluss an Wasser/Abwasser) oder ob du deine eigene Infrastruktur bereitstellst (z. B. Generatoren, Wassertanks, autarke Toilettensysteme).
Stelle sicher, dass alle geplanten Infrastrukturen im eingereichten Lageplan markiert und beschriftet sind. Wenn du Anschlüsse an öffentliche Strom- oder Wassernetze planst, stellt Raumsonde Links zu den Services bereit, über die du diese temporären Anschlüsse beantragen kannst.
Weitere Aspekte
Beschreibe weitere Aspekte deiner Veranstaltung, die bisher nicht abgedeckt wurden. Manche – wie Feuerwerk oder Pyrotechnik – können zusätzliche Genehmigungen erfordern, zu denen das Tool Hinweise geben kann.
Wenn alle Felder vollständig sind, klicke auf "Antrags-Dashboard“, um zum Antrags-Dashboard zu wechseln.