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Das Antrags-Dashboard

Wenn du den fünfstufigen Eingabeprozess abgeschlossen hast, klicke unten auf der Seite auf Antrags-Dashboard. Raumsonde führt auf Basis deiner Angaben eine Vorprüfung durch und gibt eine Einschätzung, welche Genehmigungen für deine Veranstaltung am gewählten Standort voraussichtlich erforderlich sind.

Wenn Angaben aus den vorherigen Schritten fehlen oder unvollständig sind, wird die Anzahl der fehlenden Felder oben rechts auf der Seite rot angezeigt. Klicke auf das Stift-Icon daneben, um zum Fragebogen zurückzukehren – fehlende Felder sind dort rot markiert. Alle Eingaben werden automatisch gespeichert und können jederzeit aktualisiert werden. Alle Informationen zu deiner Veranstaltung werden außerdem im Bereich „Meine Veranstaltungen“ in deinem Profil gespeichert.

Erforderliche Anlagen

Der Abschnitt Erforderliche Anlagen listet alle unterstützenden Dokumente auf, die du zusätzlich zu den formalen Antragsformularen vorbereiten musst. Jedes Dokument wird als ausklappbares Fenster angezeigt – klicke auf einen Eintrag, um ihn zu öffnen und die erforderlichen Schritte zu sehen.

Je nach Dokument kann das aufgeklappte Fenster Folgendes enthalten:

Einen PDF-Download-Link, um ein vorausgefülltes Formular über Raumsonde zu erzeugen und herunterzuladen, das du anschließend ausdruckst und unterschreibst.
Eine E-Mail-Aktion, um das unterschriebene Formular an die zuständige Behörde zu senden.
Einen Hinweis, dass das Dokument zu einem späteren Zeitpunkt nachgereicht werden kann.

Einige Dokumente müssen von Dritten beschafft oder ausgefüllt werden. Zum Beispiel muss das Formular Versicherungsbestätigung über Raumsonde heruntergeladen und an deine Veranstaltungsversicherung weitergegeben werden, damit es dort ausgefüllt und unterschrieben wird. Andere Dokumente – wie ein Nachweis der Gemeinnützigkeit – können nicht durch Raumsonde erzeugt werden. Diese musst du aus deinen eigenen Unterlagen oder bei der zuständigen ausstellenden Stelle beschaffen und deinem Antrag beifügen.

Hinweis: Weitere Informationen zu Versicherungen (Veranstalterhaftpflichtversicherung) findest du im Guide Sicherheit & Versicherung.

Rechts neben jeder Aktion kannst du über die Checkbox Abhaken wenn erledigt deinen Fortschritt nachverfolgen. Setze den Haken, sobald du einen Schritt erledigt hast, um den Überblick zu behalten, welche Dokumente bereit zur Einreichung sind.

Erforderliche Genehmigungen

Unterhalb der Liste der erforderlichen Anlagen zeigt das Antrags-Dashboard die Genehmigungen, die du voraussichtlich beantragen musst. Pro Genehmigung siehst du:

Erforderliche Antragsformulare – für bestimmte Genehmigungen kann Raumsonde es direkt aus deinen Angaben erzeugen. Klicke dazu auf das Download-Feld, um ein vorausgefülltes PDF zu generieren.
Erforderliche Anlagen aus der Liste oben, die dem jeweiligen Antrag beigefügt werden müssen.
Zuständige Genehmigungsbehördeb inklusive Kontaktdaten für Beratung und Rückfragen.
Links zu externen Online-Diensten, falls es bereits eigene digitale Antragsportale gibt.

Für Genehmigungen, bei denen Raumsonde ein Antragsformular erzeugt, kann das Tool außerdem eine E-Mail-Vorlage an die richtige Behörde vorbereiten. Du fügst das Formular und die zugehörigen Anlagen an und versendest die E-Mail. In der Regel ist es sinnvoll, vor der Einreichung persönlichen Kontakt mit der zuständigen Behörde aufzunehmen, um sicherzustellen, dass keine standortspezifischen Faktoren übersehen werden, welche die Genehmigungswahrscheinlichkeit negativ beeinflussen könnten.

Es ist üblich, dass eine Veranstaltung mehrere Genehmigungen von unterschiedlichen Behörden benötigt – zum Beispiel eine Sondernutzungsgenehmigung von einer Stelle, eine Lärmschutz-Ausnahmegenehmigung von einer anderen und ggf. zusätzlich verkehrsrechtliche Anordnungen von einer dritten. Jede Genehmigung kann ein eigenes Formular, eigene erforderliche Anlagen und eine eigene Ansprechperson haben. Plane dies von Anfang an ein und nutze die Checkboxen *Abhaken wenn erledigt sowie das Status-Tracking im Antrags-Dashboard (siehe Abschnitt Antragsstatus nachverfolgen), um bei jeder Einreichung den Überblick zu behalten.

Anträge einreichen

Das Antrags-Dashboard zeigt dir, welche Genehmigungen deine Veranstaltung voraussichtlich benötigt und welche Genehmigungsbehörde jeweils zuständig ist. Jede Genehmigung wird als ausklappbares Fenster angezeigt – klicke auf einen Eintrag, um ihn zu öffnen und die erforderlichen Schritte zu sehen.

Je nach Genehmigung gibt es zwei Arten der Antragsstellung:

Online-Dienste – Für bestimmte Genehmigungen gibt es bereits digitale Antragsverfahren beim Land Berlin. In diesem Fall enthält das Fenster einen Link wie Gehe zum Online-Service und reiche den Antrag dort ein, der dich direkt zum entsprechenden Portal führt. Aktuell überträgt Raumsonde deine eingegebenen Informationen noch nicht automatisch in diese externen Dienste – diese Funktion ist für zukünftige Entwicklung vorgesehen.
PDF-Formulare per E-Mail – Für Genehmigungen, bei denen noch keine standardisierten Online-Dienste verfügbar sind – zum Beispiel Sondernutzungsgenehmigungen, Ausnahmegenehmigungen für Veranstaltungen in geschützten Grünflächen oder Genehmigungen für bestimmte Pyrotechnik – können Antragsformulare über Raumsonde aus deinen Angaben erzeugt werden.

Das Panel zur Genehmigung in Raumsonde zeigt:

PDF-Download-Link, um das vorausgefüllte Antragsformular zu erzeugen. Lade es herunter, drucke es aus und unterschreibe es.
Liste der erforderlichen Anlagen, die dem Antrag beigefügt werden müssen.
E-Mail-Template herunterladen-Link, der eine vorausadressierte E-Mail mit der richtigen formalen Anrede erzeugt. Füge das unterschriebene Formular und alle erforderlichen Dokumente an und sende die E-Mail ab.

Für jede Genehmigung wird die zuständige Genehmigungsbehörde direkt unter dem Titel angezeigt (z. B. „Zu kontaktierende Behörde: SGA“) – inklusive Link zu den Kontaktdaten. Eine vollständige Liste relevanter Behörden findest du außerdem im Support Center im Bereich Kontaktlisten. Zusätzlich zu den Antragsformularen können einige der erforderlichen Anlagen ebenfalls direkt aus deinen bereits eingegebenen Angaben durch Raumsonde erzeugt werden.

Hinweis: Wir empfehlen dringend, vor der Einreichung Kontakt mit der zuständigen Behörde aufzunehmen. Ein kurzes Gespräch kann Anforderungen klären, mögliche Probleme frühzeitig sichtbar machen und den Prozess im Genehmigungsverfahren oft beschleunigen.

Antragsstatus nachverfolgen

Das Antrags-Dashboard enthält eine Status-Funktion, mit der du den Überblick über alle Genehmigungen behältst, die du vor der Veranstaltung benötigst.
Unten in jedem Genehmigungs-Infokasten findest du die Zeile „Was ist der Status dieses Antrags?“ sowie ein farbcodiertes Dropdown-Menü unten rechts.

Status von Anträgen:

In Vorbereitung – Du arbeitest noch am Antrag
Abgegeben – Der Antrag wurde eingereicht und wird bearbeitet
Genehmigt – Die Genehmigung wurde erteilt
Abgelehnt – Der Antrag wurde abgelehnt

So kannst du jede Antragsstellung einzeln nachverfolgen, erkennen, wo Rückfragen oder Nachfassaktionen nötig sind, und sicherstellen, dass vor dem Veranstaltungstermin alles bereit ist.

Wichtige Hinweise zum Genehmigungsverfahren

Die Genehmigungs-Empfehlungen von Raumsonde basieren auf einer Vorprüfung deiner Eingaben. Sie sind als Orientierung gedacht, um den Vorbereitungsumfang, die zuständigen Stellen und die voraussichtliche Komplexität des Verfahrens besser einschätzen zu können.

Dabei gibt es einige Punkte, die du beachten solltest und welche im Folgenden gelistet sind.

Ermessensspielraum der Verwaltung

Die Genehmigungsbehörden haben einen erheblichen Ermessensspielraum bei der Frage, welche Informationen für eine konkrete Veranstaltung erforderlich sind – und in welcher Detailtiefe. Die Verwaltung bearbeitet sehr unterschiedliche Anträge und viele standortspezifische Faktoren. Anforderungen können zudem zwischen den Bezirken erheblich variieren.

Nachforderungen

Je nach Größe, Standort und Komplexität deiner Veranstaltung kann die zuständige Behörde nach deiner ersten Einreichung weitere Informationen anfordern.

Keine Garantie auf Genehmigung

Auch ein sehr gut vorbereiteter Antrag garantiert keine Genehmigung. Konflikte mit anderen Genehmigungen, Schutzgebietsausweisungen am Standort oder in der Umgebung, Begrenzungen der Anzahl lärmerzeugender Veranstaltungen an einem Ort in einem Zeitraum und weitere Faktoren können zu einer Ablehnung führen – unabhängig von der Qualität der Unterlagen.

Hinweis: Nimm vor der Einreichung immer persönlich Kontakt mit dem zuständigen Bezirksamt auf, um die Machbarkeit deiner Veranstaltung, den Umfang der erforderlichen Genehmigungen und die benötigten Unterlagen zu besprechen. Das spart Zeit und hilft, unnötige Verzögerungen im Genehmigungsverfahren zu vermeiden.

Anträge verwalten und einreichen